Sutilezas de la comunicación empresarial por teléfono.

El arte de la comunicación empresarial es un aspecto importante de la negociación y durante muchos años no pierde su relevancia. La intensidad de las comunicaciones empresariales a través del teléfono aumenta de año en año. Y con el desarrollo de las comunicaciones móviles, se está convirtiendo en una de las principales formas de comunicación. Para realizar conversaciones telefónicas es importante conocer los detalles y las reglas de la comunicación empresarial.

El teléfono en el mundo moderno juega un papel importante, porque con su ayuda nos comunicamos con nuestros familiares, amigos, colegas, directivos y socios comerciales.

Entonces, durante una conversación con un cierto círculo de personas, una persona aplica el modo apropiado de comunicación y, por ejemplo, nunca dialogará con su jefe como con un amigo cercano. En esta situación, se utiliza un tipo de comunicación más oficial.

Los empleados que realizan encuestas de opinión pública, reciben llamadas de clientes o negocian por teléfono también deben utilizar la etiqueta comercial. A menudo, las conversaciones telefónicas exitosas se convierten en la clave de las buenas relaciones comerciales. E incluso la imagen de una empresa puede depender completamente de la capacidad de los empleados para llevar a cabo diálogos inteligentes por teléfono.

Actualmente, la mayoría de las llamadas se realizan a través de dispositivos móviles. Usando esta herramienta de comunicación, debes seguir algunas reglas.

• Apague siempre el teléfono o configúrelo en modo de vibración en una reunión de negocios con un cliente, en una sala de cine, en un seminario.
• Un dispositivo móvil es más susceptible al sonido que un teléfono fijo. Por lo tanto, en una situación en la que, al estar en un lugar público, es necesario llevar a cabo una conversación personal sin intervención externa, simplemente puede hablar en voz baja y la otra persona lo escuchará.

• No hagas demasiada llamada al teléfono. Él puede asustar a los demás.
• Intenta hablar brevemente. En presencia de terceros, la conversación no debe durar más de 30 segundos, de lo contrario, existe el riesgo de parecer descortés delante de una persona. En caso de que existan razones válidas para una conversación telefónica, por ejemplo, la enfermedad de un familiar o una gran transacción, debe notificar a los presentes sobre la situación.
• Evite las conversaciones telefónicas durante un almuerzo de negocios. Si hay una necesidad urgente de responder a la llamada, debe abandonar la mesa y hablar en un lugar con menos gente.

Los estándares éticos en la comunicación por teléfono son importantes para el trabajo efectivo de la empresa. La cultura de las conversaciones telefónicas es un tipo especial de comunicación empresarial. El conocimiento de las reglas de etiqueta ayudará a fortalecer los lazos comerciales y a aumentar la rentabilidad de la organización.

• Es necesario saludar a la persona con la que habrá una conversación telefónica. Las frases relacionadas con la hora del día ("Buenos días", "Buenas tardes" o "Buenas noches") son las más adecuadas para esto.
• Durante una llamada de negocios, es importante controlar su propia entonación. Para no presionar al interlocutor, debe hablar con cortesía y calma, evitando emociones innecesarias.

• Después del saludo, se recomienda presentarse y dar su nombre, cargo y organización.
• Si llama a una persona, siempre debe aclarar si es conveniente para él hablar en este momento.
• De acuerdo con las normas éticas, debe levantar el teléfono después de la segunda o tercera llamada.
• Durante la conversación no debes fumar, comer alimentos o bebidas.
• Si la persona que llama está interesada en otro empleado de la organización, entonces la conversación debe ser redirigida a él o activar la función de espera.
• En una situación en la que tiene el número equivocado, necesita, sin hacer preguntas innecesarias, disculparse con el interlocutor y despedirse de inmediato.
• Nunca llame temprano por la mañana, durante la pausa del almuerzo o antes del final de la jornada laboral.
• El secretario o asistente puede hacer o contestar llamadas en lugar del gerente.

• Puede llamar al número personal de un socio o cliente solo si él le ha dado sus contactos. Pero los fines de semana y festivos tales llamadas están prohibidas.
• Hay casos en que la conversación se interrumpe debido a una mala comunicación. En esta situación, el que llamó primero debe devolver la llamada.
• No demore la conversación. Una larga conversación puede aburrir al interlocutor y causar resentimiento. Si la comunicación se retrasa y no se logra el propósito de la conversación, el cliente puede llamar al día siguiente o concertar una reunión personal.
• Después del final de la conversación, se recomienda agradecer al interlocutor y despedirse de él cortésmente, después de preguntar si tenía alguna pregunta. Esta simple acción hará que la conversación sea completa y fomenta una mayor colaboración.

La conversación telefónica debe prepararse cuidadosamente y realizar una serie de acciones específicas. Consideremos con más detalle los puntos principales.

• Se debe llamar al interlocutor solo después de que se haya elaborado un plan de conversación claro. Para excluir detalles menores, puede hacer un esquema gráfico o esquemático.
• Escriba las preguntas importantes que debe recordar hacer durante el proceso de negociación.
• Prepare los documentos que puedan ser necesarios en el proceso de comunicación (correspondencia, informes, contratos).

• Verifique con el interlocutor por adelantado un período de tiempo conveniente para hacer una llamada.
• Para registrar la información recibida, prepare un cuaderno o diario.
• Averigüe la lista general de personas que participarán en la conversación para comunicarse con ellos por nombre y patronímico.
• Antes de marcar el número, intente sintonizar de manera positiva, luego su estado emocional, por supuesto, debería causar la ubicación del interlocutor.
• Para realizar una conversación telefónica, considere la seguridad de las comunicaciones en la oficina, ya que la información valiosa puede caer en manos de los competidores.

También hay puntos que deben ser excluidos y no permitidos en la próxima conversación telefónica.

• No es necesario discutir asuntos de negocios con una persona desconocida o aleatoria. Es mejor programar una reunión personal.
• No se recomienda requerir una decisión de una persona que no tenga la autoridad para hacerlo o que crea lo contrario. En el teléfono, puede dar su consentimiento, aunque será un oponente de esta decisión.
• No es necesario expresar las solicitudes, si no hay certeza de que el interlocutor está de acuerdo con usted y desea ayudarlo.

El papel del teléfono en la comunicación empresarial es doble. Muy a menudo, distrae de las tareas urgentes realizadas durante el día, pero al mismo tiempo acelera la solución de muchas tareas. Por eso es necesario aprender los principios de las conversaciones telefónicas que contribuyen a su uso más eficiente.

Es muy importante contar con una técnica de comunicación empresarial para los empleados cuyo trabajo específico es en conversaciones telefónicas con clientes potenciales. Muchas compañías intentan ponerse en contacto con la persona que llama desde las primeras palabras para convertirlo en un verdadero cliente.

Las empresas compiten de diferentes maneras para atraer clientes. Una etapa importante en la promoción de servicios es la venta por teléfono y, por lo tanto, los gerentes deben mantener el diálogo con los clientes de manera correcta y con mucho tacto, de lo contrario, los contratos rentables irán a los competidores.

Los siguientes consejos le ayudarán a alcanzar el éxito en la comunicación comercial a través del teléfono.

• Se recomienda hacer llamadas a una persona que le haya proporcionado un servicio útil. Las palabras de agradecimiento son muy importantes para la colaboración futura.
• Siempre sonríe mientras chateas. Tu sonrisa y optimismo sin duda sentirán el suscriptor.
• En el proceso de negociación, intente predecir el curso de los pensamientos del interlocutor.
• Nunca se pronuncia lenguaje profano o coloquial. Esto es contrario a la cultura de la comunicación.
• Use expresiones y términos que serán comprendidos por la persona que llama.
• No cubra el auricular mientras habla en paralelo con nadie. Por lo tanto falta de respeto para el interlocutor.
• Explica tu posición con confianza y precisión, porque la exactitud es la cortesía de los reyes.

• Las negociaciones son importantes para llevar a cabo rápidamente, respondiendo a las preguntas formuladas sin demora y con oraciones complejas. Una pausa puede justificarse solo en el caso de que un especialista esté ocupado buscando la documentación necesaria para las negociaciones. Si la pausa se retrasó, entonces la persona tiene pleno derecho a interrumpir la comunicación.
• En momentos de comunicación telefónica, real o virtual, debes ser extremadamente educado. Gritar y hablar en voz alta se consideran una violación de la ética.
• Dígale adiós al interlocutor correctamente, ya que la finalización hábil de la conversación no es menos significativa que la parte principal del diálogo. Puedes darle la oportunidad a la otra persona para que cuelgue primero. Así terminas la conversación en una ola amistosa.

Por supuesto, para una comunicación exitosa por teléfono es necesario tener una buena dicción. Para hacer que su discurso sea expresivo y su voz agradable, utilice las lecciones del siguiente video.