Etiqueta y ética de la correspondencia comercial.

La realidad empresarial moderna es tal que solo el 15% de los empresarios medianos y grandes que buscan fortalecer sus posiciones en el mercado logran sus objetivos. Es por esta razón que la relevancia de la etiqueta comercial aumenta de manera múltiple, ya que el incumplimiento de sus normas, por una serie de otras razones, a menudo conduce a una ruptura de relaciones comerciales útiles.

En una interpretación amplia de la ética se llama un conjunto de principios generales orientados a regular las relaciones sociales. En consecuencia, la ética de las relaciones comerciales aborda cuestiones relacionadas con el orden adoptado y el estilo de interacción en la esfera empresarial.

Los aspectos éticos detallados de las relaciones comerciales son la etiqueta comercial, que incluye, por ejemplo, el procedimiento para llevar a cabo negociaciones, las reglas de comportamiento corporativo, las tradiciones y rituales empresariales, los elementos de subordinación, los modales y los estilos de comunicación y escritura, así como las cuestiones de corrección al tratar con socios y colegas de negocios.

El significado de la ética y la etiqueta, como su componente, radica en el hecho de que la base normativa que ha surgido como resultado de una práctica prolongada simplifica la comunicación en gran medida, creando un contexto comprensible y accesible en la esfera comercial que le permite alcanzar los objetivos correctamente y ahorrar mucho tiempo.

En otras palabras, estamos hablando de un algoritmo especial para resolver problemas de negocios, que nos permite establecer y alcanzar con éxito los objetivos de negocios deseados de una manera racional y sin conflictos. El nivel de propiedad de este algoritmo nos permite sacar conclusiones directas sobre el grado de profesionalidad de un socio comercial o un oponente en una disputa comercial.

En este contexto, es importante adherirse a los siguientes principios generales:

• puntualidad en todas partes y en todo;
• seguridad de la información;
• altruismo sonoro;
• favorable, adecuada a la imagen del entorno empresarial;
• discurso oral y escrito competente;
• Siguiendo las reglas de la cultura del habla empresarial.

Los tipos de correspondencia comercial son diversos y, con un cierto grado de convencionalidad, pueden dividirse en dos tipos principales:

• interestatal - entre las organizaciones estatales, las oficinas de representación extranjeras y los funcionarios (varias notas, memorandos y otras formas) son elementos de relaciones diplomáticas;
• comercial - Cartas de estado semioficial utilizadas en el campo de las relaciones comerciales entre instituciones y organizaciones.

El estilo de escribir una carta oficial, a pesar de las diferencias lingüísticas y algunas tradicionales, tiene una cierta base común y un grupo de instituciones desarrolladas por la práctica establecida. Por ejemplo, una serie de requisitos de directividad de protocolo, determinados por la posición del remitente y los rangos de destinatarios, se basan en la configuración inicial de respeto mutuo y corrección. Por lo tanto, independientemente del tipo de documento, estructuralmente debe contener los siguientes elementos:

• recurso de casación (estatuto oficial del destinatario);
• un cumplido (letra de final cortés);
• firma
• fecha (día, mes, año y lugar de escritura del mensaje);
• La dirección del remitente (apellido, estado oficial, dirección se coloca en la parte superior o inferior de la primera página de la carta).

Además, hay una serie de regulaciones directamente relacionadas con las letras:

• las cartas comerciales se escriben en membretes u hojas de papel únicamente en su parte frontal;
• La paginación se realiza en números arábigos;
• los mensajes se ejecutan en texto impreso;
• no se permiten borrados ni correcciones en el cuerpo del documento;
• El documento es texto doblado en el interior;
• El tiempo de espera para una respuesta a la carta no es más de diez días.

El mensaje comercial debe tener un objetivo claro y contener una pregunta, y todo el punto del texto debe estar completo y completamente sujeto a su contenido, ya sea una oferta, una consulta comercial o simplemente información relevante.

La clasificación de los mensajes de negocios es diversa y depende de su orientación funcional y específica. Por ejemplo, las letras son:

• notificando
• recordatorio
• invitaciones
• informobzory
• ordenes
• acompañando
• otros tipos

En correspondencia comercial las más típicas:

• peticiones
• ofertas;
• ordenes
• quejas
• Cartas de garantía.

Como una forma de comunicación comercial, en el sentido estricto de la definición, las cartas se dividen en 2 tipos: comercial y privado-oficial.

Para los negocios se incluye la correspondencia, que se distribuye entre organizaciones e instituciones. Una carta privada-oficial es un mensaje que se envía a una institución por una persona privada o, por el contrario, por una institución, a una persona privada.

Hay una serie de reglas de correspondencia comercial.

• La carta debe estimular el surgimiento de interés comercial por parte del receptor, de manera clara y con base en datos fácticos convincentes, que muestre los beneficios de la asociación y la falta de competencia para romper las asociaciones. El texto debe ser alentador, motivador para la cooperación.
• La manifestación de emociones personales excesivas en una carta comercial no es la mejor manera de probar el caso y resolver el problema.
• Para evitar la sobrecarga y la obstrucción del texto de la carta, es necesario evitar comparaciones figurativas, metáforas, alegorías e hipérboles.
• Para una presentación clara y concisa del tema, es mejor usar oraciones simples, evitando detalles y detalles excesivos. La idea básica del mensaje debe estar respaldada solo por argumentos relevantes, que generalmente se colocan en los adjuntos de la carta (tablas, gráficos, datos digitales).
• En el texto deben asignarse párrafos, cada uno de los cuales, que representa un pensamiento independiente, comienza con una nueva línea.

• En un mensaje comercial escrito, no se deben utilizar adjetivos descriptivos, aclaraciones adicionales y detalles. Al final de la escritura, es recomendable revisar el documento y eliminar las frases que no contengan el contenido semántico real.
• La alfabetización es un elemento básico del texto. La presencia de ortografía y otros errores en el mensaje es inaceptable.
• Especificar el tema de la carta es obligatorio. El tema en los documentos debe reflejarse brevemente y con capacidad, ahorra tiempo al leer y caracteriza positivamente al remitente. Si la carta se envía por correo electrónico y contiene información particularmente importante, se le debe proporcionar una "bandera" especial que esté disponible en el servicio electrónico.
• Las fuentes Arial o Times New Roman proporcionan una buena legibilidad del texto con un tamaño de fuente promedio. Con necesidades especiales, se permiten ideas clave en cursiva o negrita.

• En el texto es útil usar subtítulos (3-4), que facilitan la comprensión del texto enunciado.
• Las enumeraciones, listas y listas se hacen mejor usando marcadores especiales.
• Plantilla corporativa (esquema): un excelente indicador de eficiencia y objetividad en la comunicación empresarial.Es especialmente relevante en el aspecto corporativo, porque le permite sobresalir de manera favorable y cumplir con el estado oficial.

La estructura del mensaje empresarial es típica. Tradicionalmente contiene:

• introducción;
• la parte principal
• conclusión

La introducción resume el propósito de la carta. La parte principal describe la esencia del problema. En conclusión, es conveniente resumir el contenido de la parte principal, por ejemplo, en forma de conclusiones. "Postscriptos" y varios tipos de notas al pie no son deseables.

En conclusión, frases inapropiadas que se parecen a manipulaciones, como: "Espero una asociación mutuamente beneficiosa", y así sucesivamente. Es mejor decir adiós en una carta comercial con frases sencillas: "Saludos", "Saludos cordiales", etc.

En la parte inferior del mensaje se indican: F. I. O., el estado oficial, el nombre de la empresa, está firmado. También se indican los números de contacto.

Las tablas y los gráficos se adjuntan en un archivo separado (paquete), indicando esto al final de la carta. Si hay un grupo de inversiones, entonces se les da un inventario con los nombres.

Puede usar abreviaturas y abreviaturas especiales solo si está seguro de que el destinatario las entenderá.

Para hacer que el texto tenga más rigor lógico y coherencia en el vocabulario de negocios, las siguientes frases de habla se usan como carpetas:

• por este motivo
• en base a lo anterior;
• por esto
• segun los datos;
• sobre esta base
• considerando
• y otros.

En el espacio virtual, la interacción comercial, que representa la comunicación en una miniatura, es específica, y no menos requiere el cumplimiento de las normas de etiqueta relevantes. El trabajo competente con la carta, de acuerdo con la práctica, implica la implementación de los siguientes comentarios sobre el alcance, los estándares de idioma, la estructura y el formato.

• La fórmula del tema debe coincidir exactamente con el tema indicado en el texto. Esto le permite ajustar rápidamente el lector al estado de ánimo comercial deseado.
• El volumen óptimo del documento enviado por correo electrónico, se ajusta a la "pantalla única", con una cantidad máxima de texto, una hoja en formato A4.
• El tamaño óptimo de los archivos adjuntos: no más de 3 MB.
• Se recomienda que los archivos enviados se empaqueten en archivos de codificación zip o rar estándar. Otros son a menudo bloqueados durante el envío.
• Los hipervínculos deben ser estándar (azul, subrayado).
• La respuesta al destinatario se debe colocar en la parte superior, al comienzo de la carta, y no a continuación. Esto guarda al corresponsal del desplazamiento excesivo y forzado del texto anterior.

• Debes utilizar el idioma de la carta, el compañero más comprensible. La cuestión de la conveniencia de usar en el mensaje profesionalismo, vocabulario corporativo, expresiones de jerga y abreviaturas (especialmente en la correspondencia externa) se decide por separado, dependiendo del contexto y las cualidades de los interlocutores.
• Es importante informar al socio sobre la recepción de su mensaje, es un signo de buen gusto y una parte de la etiqueta comercial, que muestra respeto por él.
• Se debe responder lo más rápido posible. Si por alguna razón no puede responder rápidamente, entonces se debe notificar a la pareja sobre la recepción de su carta e indicar la hora de la respuesta. Una pausa temporal ética y cómoda antes de dar una respuesta, 48 horas después de recibir el mensaje. Después de este tiempo, la persona generalmente cree que el mensaje se pierde o se ignora. Una pausa excesiva en la correspondencia a menudo conlleva el riesgo de perder un socio y se trata en el negocio como una violación de los estándares éticos.
• Al final del mensaje se deben colocar los detalles de contacto que se especifican en todas las letras sin excepción, independientemente del orden de distribución.
• Durante el envío, es importante prestar especial atención a los problemas de privacidad.

Para obtener más información sobre la etiqueta comercial, consulte el siguiente video.